El archivador que se ordena solo.
Cada factura, cada oferta y cada pedido que imprime el sistema aparece en el cajón que le toca, colgando ya de la ficha de quien va.
Los contratos están en el correo de quien los firmó, los planos en una carpeta de red sin control de acceso, y la declaración de conformidad de una máquina en el escritorio del jefe de taller. Cuesta encontrarlos, no se sabe quién los ha visto, y el día que esa persona se va, se pierden.
El mismo papel tiene que estar en tres carpetas.
El plano va en tres carpetas, así que hay tres copias. Y dentro de un año dos serán la revisión vieja.El plano va en la carpeta del cliente, en la de la obra y en la de la máquina. Así que hay tres copias, y dentro de un año dos de ellas serán la revisión vieja. Y archivar cada factura en su sitio es alguien arrastrando ficheros cuando se acuerda.
Una carpeta de red no sabe quién ha abierto qué.
Las carpetas, los vínculos y el rastro.
- Árbol de carpetas, subida arrastrando, visor sin descargar, papelera y recuperación
- Un documento se cuelga de la ficha del cliente, de la obra o de la máquina sin estar tres veces
- Diez tipos de ficha del ERP admiten documentos, sin configurar nada en ellos
- Cada acceso pasa por la sesión y el permiso: ningún documento es accesible solo por conocer su URL
- Cada descarga es una línea del rastro de auditoría
- Cinco filtros en la puerta de entrada, compartidos con todo el ERP
- Borrar una carpeta manda su subárbol a la papelera, y restaurarla devuelve justo lo que se llevó
- Cuatro permisos: leer y escribir vienen concedidos; vaciar la papelera y destruir ficheros se conceden expresamente
Lo que está en la papelera sigue ocupando espacio: borrar no destruye. Lo que libera espacio es vaciarla.
La factura se guarda donde toca,
automáticamente.
Se escribe una vez la ruta
Se escribe la ruta una vez y cada papel que imprime el sistema aparece donde toca.A partir de ahí cada cliente nuevo abre su carpeta, cada obra la suya dentro, y cada factura, oferta, pedido y orden de fabricación que el sistema imprime aparece donde toca, ya colgado de la ficha de quien va.
- Viene desactivado: recién instalado no crea ninguna carpeta hasta que se configure
- Se archiva la copia que se imprime o se envía, que es el papel que el cliente recibió
No previsualiza Word ni Excel, por diseño: la única forma de mostrarlos en un navegador es enviar el fichero a un visor de terceros, fuera de tu instancia. Y no versiona: subir dos veces el mismo nombre crea dos documentos.
Para quién es, y para quién no.
Es para
Cualquier empresa con documentación relevante, y especialmente donde está regulada:
No lo necesitas si
Buscas versionado de documentos, edición en línea o compartir con alguien sin cuenta. Ninguna de las tres está incluida.
Necesita también
Nada. Funciona por sí solo. Con Clientes y Proyectos, el plan de archivo tiene fichas de las que colgar las carpetas.
Se copia y arranca. El plan lo escribes tú.
Se copia y arranca
Lo único que se decide en el despliegue es dónde van los bytes, y eso es configuración de la plataforma, la misma para todos los adjuntos.
El plan de archivo
Once plantillas de ruta. Viene desactivado: recién instalado no crea ninguna carpeta hasta que tu empresa lo configure.
Tus topes
Cuota total y tamaño máximo por fichero. Veinticinco gigas y veinticinco megas por defecto.
Formación
A administración, que es quien archiva.
Vaciar la papelera y destruir ficheros no se conceden al instalar: se asignan expresamente a las personas que corresponda.
Y si mañana necesitas más.
Archivos funciona por sí solo. Estos módulos llenan sus carpetas.
Clientes
Carpeta por cliente, pestaña «Documentos» en su ficha, y sus facturas archivadas solas.
Ver el módulo →
Proyectos
Carpeta por obra dentro de la del cliente, con el esqueleto que quieras.
Ver el módulo →
Facturas
La copia enviada al cliente, archivada automáticamente.
Ver el módulo →
Empieza por tener un solo sitio; cada módulo que añadas después lo llena automáticamente. Ver el pack de arranque.
Preguntas frecuentes.
01«Ya tenemos SharePoint o Drive.»
Lo que este módulo añade es que la factura se archiva sola en la carpeta del cliente y aparece en su ficha del ERP siendo un único fichero. Es la diferencia que conviene comprobar con la herramienta actual.
02«Queremos ver los Word dentro.»
Eso significa enviarlos a un visor de terceros, fuera de tu instancia. Por diseño, tus documentos no salen de ella.
03«Necesitamos versionado.»
Todavía no: subir dos veces el mismo nombre crea dos documentos. Es un modelo de datos aparte y se incorporará completo.
04¿Y si sube alguien un ejecutable?
Cinco filtros en la puerta de entrada y, si tienes antivirus configurado, también pasa por él. No llega a guardarse.
05¿Podéis leer nuestros documentos?
Nada se lee al subirlo y nada se indexa. Solo se lee un documento concreto si alguien pregunta por él, y de lo leído no se guarda nada.